Отступы на листе а4 по госту. Как установить поля в ворде и настраивать их
Под параметрами страницы следует понимать её ключевые характеристики , определяющие размещение текста и иных объектов на ней. К ним могут относить поля , размеры , ориентацию .
Поля определяют края и границы области текста, которые размещают его внутри себя. Размеры регулируют высоту и ширину. Ориентация означает её расположение по отношению к читателю. В данной статье пойдет речь об особенностях корректировки параметров в версиях Microsoft Office 2003, 2007, 2010. Кроме этого, мы опишем настройку переноса слов.
Параметры страницы
Чтобы установить данные настройки в Word 2003 необходимо зайти в меню Файл и выбрать одноименный пункт. В версии 2007 и более поздних нужно перейти в меню Разметка страницы и нажать на стрелку, расположенную внизу.
Поля страницы
Диалоговое окно, дающее возможность поменять поля в Microsoft Word 2003, появится после нажатия пункта Параметры страницы
вышеупомянутым способом. Его примерный вид показан на фотографии. Таким образом, в этом окне устанавливаются размеры
верхнего, левого, нижнего и правого полей, переплета. При желании меняют книжную
ориентацию на альбомную
и наоборот. Данные изменения можно применить ко всему документу или к его текущей странице
.
В версии 2007 и выше все устанавливается аналогичным способом.
Размер бумаги
Размер устанавливается, если будет необходимо распечатать документ на листе с форматом, отличающимся от листа А4. Последний установлен по умолчанию . Важно, чтобы формат бумаги поддерживался печатающим устройством. Как видно по скриншоту ниже, пользователь программы пытается установить формат А5, А6 или В5. Для его удобства указаны размеры каждого вида бумаги.
Также существует возможность установить параметры принтера
. Регулируется подача бумаги и подобно параметрам полей, настройки применяются для всего документа или для текущего положения. Для удобства выбора, в окне показан образец распечатываемого листа.
В Office 2007 и выше размер настраивается с иной последовательностью шагов:
Колонки
Как правило, пишутся тексты из одной колонки, но бывают ситуации, скажем в газетах или журналах, когда их пишут в нескольких колонках. Иногда это актуально при наполнении вебсайтов содержимым.
Выбор количества колонок в версии от 2003 года происходит таким образом:
- Выбираете в верхней части окна меню Формат ;
- Затем кликаете на пункт Колонки ;
- Появится окно;
- Выбираете количество колонок, их ширину и область применения.
Можно применить ко всему документу, либо до конца документа.
Работая с Офис 2007 или 2010 действуем иначе. Нужно зайти в меню Разметка страницы
. Затем выбирается пункт Колонки
. Здесь настраивается число
колонок и их расположение. Их можно сдвинуть влево или вправо.
Перенос слов
В Word 2003 настройка переноса слов делается так;
Если текст уже набран и нужно автоматически
сделать переносы, то ставится маркер в соответствующем поле. Если нужно переносить аббревиатуры или иные слова с прописными буквами, то выбирается подходящая настройка
. При необходимости отрегулировать расстояние от последнего символа до правого края вносят изменения в пункт Широта зоны переноса
. При желании можно воспользоваться принудительным
методом.
В версии 2007 года, настройка делается иначе. Сначала необходимо зайти в упомянутое меню разметки и выбрать команду Расстановка переносов
. Если выбрать Авто
, то они расставятся сами. При ручной
опции будут предложены варианты переносов в выделенном слове. Решение принимает человек. Для выбора особых настроек служит команда Параметры расстановки переносов
. Они аналогичны опциям в Word 2003.
Ориентация страницы.
Работая с пакетом от 2003 года, заходим в уже знакомый нам пункт с полями из меню Параметры страницы
. Будет указано два варианта ориентации: книжная
и альбомная
. Текущая ориентация будет выделена рамкой. Чтобы её поменять, нужно поставить отметку у другого пункта.
Её можно применить как ко всему документу , так и до конца документа . Для первого варианта выбираем соответствующий пункт. При работе с пакетом от 2007 года для смены ориентации нужно зайти в меню Разметка страницы и выбрать пункт Ориентация . Будут предложены те же варианты.
Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.
Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?
Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.
Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:
- Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
- Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.
1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию
Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.
Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:
-
- Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы .
- В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская ) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
- Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты , убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
- Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию . Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.
Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы
В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.
2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста
Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.
Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.
Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку Главная в меню Изменить стили . Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:
- Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу
- Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца . Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
- На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
- Обязательно установите переключатель .
- Примените изменения нажатием кнопки OK .
Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.
Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно "вручную" (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная ), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.
Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет "родителей". Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились "сами собой", в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную. Например, ручной "доводки" потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1 , Заголовок 2 , Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:
- Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
- На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить . Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
- В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
- Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац . Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы .
- На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK .
- Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK .
Рис. 3. Диалог Изменение стиля.
Может показаться, что такая "возня" со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.
Примечание . Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.
3. Приводим поля страницы к установленной норме
По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.
Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:
- Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу
- Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля . Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
- В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
- Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
- Закройте диалог нажатием кнопки OK .
Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы .
Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.
4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой
В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом ("красной строкой"). Во многих инструкциях задана величина такого отступа – обычно 1,25 см.
Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац
вкладки Главная
или горячая клавиша
Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка , которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:
Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Главная .
Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.
Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.
5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц
Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.
В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2 , которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы - Вверху страницы . Однако эта заготовка требует "доводки": номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.
Раз и навсегда сформулируем правила нумерации в шаблоне, на основе которого вы создаете документы. Тогда в будущем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться "сам собой". Проделайте следующее:
Рекомендуем сразу же создать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страница, колонтитула на ней нет. Но как только в документ добавятся следующие страницы, на них автоматически должен отобразиться номер.
6. Усмиряем автозамену и автоформат
Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.
Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться "сам собой", без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе "оданко" и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в "однако". Увы, не всегда "самоуправство" программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.
Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:
- Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание .
- В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена . Откроется диалог Автозамена , в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе .
Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок на вкладке Автозамена (рис.).
Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.
Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.
Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово "рубль" в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.
Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной, проделайте следующее:
- Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены .
- Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
- Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы "р" с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).
Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.
Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена . Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения .
Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными
. Кончено, тогда надо нажимать
Заключение
Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.
Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим "айтишникам" проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами. Можно и нужно создать внутрифирменный шаблон с тщательно выверенным набором настроек, снабдить его инструкцией и затем "раскидать" по рабочим местам. Это позволит при меньших затратах времени создавать более качественные и единообразные документы.
ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению документов с использованием
компьютерных технологий в республиканских органах государственного
управления и иных государственных организациях, подчиненных
правительству Республики Беларусь
- Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 - 95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов" (далее - СТБ 6.38 - 95).
- Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного
управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству
Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам
со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:
2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):
- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов* . В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
- межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
- выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
- формат А4 (210x297 мм);
- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
курсив, размер 14 пт); - межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
- Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк,
печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат",
"Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка
о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты
документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
Например:
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм). - От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
- Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
- Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
- Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
- Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого
поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм. - Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
- В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие
правила печатания их текста:
10.1. для рефератки малого размера:
- формат А6 (105 х 148 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
- первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
- формат А5 (148 х 210 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов;
- формат А4 (210 х 297 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов.
- Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
- поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
- номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
- В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за
исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором
готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на
первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя
файла (на второй строке);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
- межстрочный интервал - точно 9 пт.
3. Иванова 220 88 3 1
Точно 9 пт тн 15 05.2003 cl-З об-1
На первом этапе создания документа устанавливается так называемый макет. страницы. Под макетом подразумеваются такие, параметры страницы, как размер, ориентация, поля, разделение текста на колонки, положение колонтитулов и т. д.
Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов, на которых задаются нужные поля для определения области размещения текста. В нашей стране используются для управленческих документов форматы ряда А (некоторые представлены в табл. 2), принятые Международной организацией по стандартизации. При изготовлении служебных бланков используются два основных формата - А4 и А5. Допускается использование бланков форматов A3.Таблица 2. Типовые форматы, используемые в делопроизводстве
| Обозначение | Размер, мм |
| A3 | 297x420 |
| А4 | 210x297 |
| А5 | 148x210 |
| А6 | 148x105 |
Вид страницы документа задается в диалоговом окне Параметры страницы (рис. 31).
1. Выберите в меню
Файл команду Параметры страницы (File, Page Setup).2. Откройте закладку Размер бумаги (Paper Size).
3. Отметьте переключатель
Книжная (Portrait) в поле Ориентация (Orientation).4. В списке Размер бумаги (Paper Size) выберите А4.
Рис. 31.
Параметры страницыТеперь необходимо установить значения полей на странице создаваемого до кумента. Документ должен иметь поля: левое - не менее 20 мм, верхнее - не м е нее 10 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм.
1. Перейдите на закладку Поля (Margins) .
2. Установите нужные значения параметров, вводя значения в поля ввода и устанавливая соответствующие переключатели (рис. 32).
Рис. 32. Закладка Поля окна Параметры страницы
Колонтитулы - это текст, рисунок или и то и другое, повторяющиеся на большинстве страниц документа. Колонтитулы обычно размещаются в верхней и/или нижней части страницы.
Таблица 3. Элементы диалогового окна Параметры страницы
| Элемент экрана | Функция |
| Применить | Область действия новых установок полей (используется при разбиении документа на разделы и секции) |
| Зеркальные поля | Поля, зеркально отражающие друг друга (применяются при двухсторонней печати) |
| 2 страницы на листе | Печать двух страниц на бумаге формата А4 |
| Переплет | Увеличение на соответствующую величину внутренних полей |
| От края до колонтитула | Отступ от края страницы до области колонтитула |
| Положение переплета | Положение заданного значения переплета |
Таким образом, заданные установки определяют автоматическое разбиение текста на страницы и ориентацию страницы для создаваемого документа.
Создание документа - это процесс
Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.
Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).
При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.
Ввод текста
После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.
Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий реж и м, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:
¶ - символ конца абзаца;
→ - символ табуляции;
Символ конца строки без окончания абзаца и др.
По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.
Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная.
Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.
При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.
Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.
При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.
Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены .
Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.
Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.
Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace.
При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.
Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.
Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.
Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые "мягкие" разделители страниц.
Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter создает "жесткое" разделение текста в определенном месте документа.
Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.
Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.
Прежде чем редактировать объект, надо его выделить
Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:
- форматирование;
- копирование;
- удаление;
- печать.
Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.
Колонка маркировки - это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа.
Таблица 4. Способы выделения текста
| Текстовый объект | Способы выделения |
| Слово | Щелкните дважды в границах слова |
| Предложение | Удерживая клавишу Ctrl щелкните в границах предложения |
| Строка | Щелкните на колонке маркировки слева от нужной строки |
| Несколько строк | Протащите указатель мыши в колонке маркировки от первой до последней строки |
| Абзац | Щелкните дважды на колонке маркировки слева от нужного абзаца |
| Весь документ | Три раза щелкните или, удерживая клавишу Ctrl щелкните на колонке маркировки |
Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста.
Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора.
При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.
У пражнение
Создание письма
1 . Откройте файл на основе шаблона Обычный.
2. Введите текст письма, показанного ниже:
Название организации-адресата
Страна
Почтовый индекс
Город Адрес
Уважаемый/ая [Имя],
Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже
три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Прошу Вас ответить не позднее
01.05.2001.
Всегда Ваш,
[Имя]
3. Сохраните файл с именем Приглашение.doc
Поиск и замена текста
При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе. Это может быть название организации, товара, срок реализации и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти и Заменить в меню Правка.
Сначала было слово (Word) 61
Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.
1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно (рис. 33).
2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска.
3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление. -Л
4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена.
Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью
Просмотр документа окончен. Word завершил поиск текста.
Рис. 33. Поиск текста
Таблица 5. Параметры поиска
| Параметр поиска | Описание |
| Учитывать регистр | Производится поиск примеров, буквы которых в точности соответствуют буквам (прописным или строчным) в поисковом тексте |
| Только слово целиком | Осуществляется поиск целых слов, которые соответствуют словам в поисковом тексте |
| Подстановочные знаки | Для поиска используются специальные символы |
| Произносится как | Для поиска слов близких по произношению |
| Все словоформы | Осуществляется поиск слов, которые образованы от данного слова |
| Направление | Осуществляется изменение направления |
Комбинация клавиш Shift+F4 используется для повторения поиска после закрытия диалогового окна "Найти".
Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы (рис. 34).
Рис. 34. Замена текста
1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно.
2. Введите текст для поиска, например
конференция, в строку Найти (Find) и текст для его замены, например семинар, в строку Заменить на (Replace).3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, и найдите первое употребление поискового текста.
Когда поисковый текст найден, Word выделяет его.
Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены:
1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены, перейти к поиску второго употребления поискового текста.
2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.
3. Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста.
После завершения операции замены закройте окно.
Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью о том, что Word завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен.
Перемещение и копирование текста
Операции перемещения и копирования особенно часто используются теми, кто не любит делать одну и ту же работу дважды. При создании однотипных документов эта операция используется особенно часто.
Для перемещения текста необходимо сначала выделить текст, затем вырезать его и перенести в новое место.
Для копирования выделенный текст необходимо поместить в буфер обмена, а затем копию этого текста - в новое место.Команда Вырезать (Cut) используется для удаления выделенного текста из документа и помещение этого текста в буфер обмена. Команда Копировать (Сору) используется для помещения копии выделенного текста в буфер обмена.
Команда Вставить (Paste) используется для вставки содержимого буфера обмена в место нахождения курсора ввода. Если команда Вставить (Paste) используется при выделенном тексте, то этот текст заменяется на содержимое буфера обмена.
Текст, помещенный в буфер обмена, может быть вставлен в любой документ Word или в любое другое приложение Windows.
1. Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать.
Если выделенный текст должен быть перемещен, выберите
Правка, Вырезать (Edit, Cut).Если выделенный текст предназначен для копирования, то выберите
Правка, Копировать (Edit, Copy),2. Поместите курсор ввода в то место, куда должен быть перемещен вырезанный или скопированный текст, и выберите
Правка, Вставить (Edit, Paste).Эти операции можно выполнить также с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов.
1. Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать;
2. Щелкните мышью на кнопке
Вырезать - или на кнопке Копировать - на Стандартной панели инструментов.3. Щелкните мышью на кнопке Вставить - на Стандартной панели инструментов.
Содержимое буфера обмена
остается неизменным до следующего вырезания или копирования.
Перетаскивание
данных (функция Drag-and-Drop)
Перетаскивание данных используется для перемещения или копирования выделенного
текста при помощи перетаскивания мышью его в новое место. Эта функция особенно
полезна для перемещения или копирования на маленькие расстояния.
В процессе перетаскивания отделенного текста курсор мыши меняется . Новое место предполагаемого помещения текста обозначается пунктирным курсором ввода.
1. Выделите текст, который хотите переместить или скопировать.
2. Поместите указатель мыши на выделенный текст.
3. Чтобы переместить выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши, перетащите пунктирный курсор ввода в новое место.
Чтобы скопировать выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши и клавишу клавиатуры Ctrl, перетащите пунктирный курсор ввода в нужное место,
4. Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить перемещение/копирование.
По одежке встречают
(Оформление документа)На предприятиях, как правило, существует определенный порядок оформления документов. Большинство документов оформляются на бланках предприятия и имеют установленный набор реквизитов и определённый порядок их расположения. Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, поэтому дизайн оформления бланка, фирменный стиль, набор сведений о предприятии, их расположение на листе имеют большое значение в бизнесе. Для оформления документа в текстовом процессоре Word существуют специальные операции и команды.
Форматирование текста
Форматирование текста включает набор операций изменения шрифтов и их характеристик на странице документа. Шрифт представляет собой набор букв, цифр, символов, знаков пунктуации определенного вида. Набор шрифтов, которые можно применять при создании документа, зависит от типа принтера и шрифтов, установленных на компьютере.
Использование в одном документе разного шрифтового оформления - самый распространенный прием форматирования. Средства шрифтового оформления применяются для следующих целей:
- Выделения текста для акцентирования отдельных фраз, слов, цитат и т. д.
- Оформления заголовков и подписей
- Набора специального текста (формул, индексов, примечаний).
Внешний вид текста зависит не только от выбранного шрифта, но и от его размера. Обычно размер шрифта измеряется в пунктах (1 пункт (пт) = 0,376 мм). В документах, как правило, применяется размер основного шрифта 10-12 пт, для заголовков размер увеличивается, для примечаний и ссылок уменьшается.
Эти операции реализуются с помощью команды Шрифт из меню Формат и задания соответствующих установок.
Х арактеристики символов:
шрифт (Arial, Times New Roman, Peterburg).
Размер (8,10,14).
Положение на строке (м 2, x i) .
Начертание шрифта (Обычный, Полужирный,
Курсив, Полужирный курсив).Регистр (строчные, ПРОПИСНЫЕ).
Интервал (обычный, уплотненный, р а з р е же н н ы и)
Для изменения характеристик текста можно воспользоваться командой Шрифт из меню Формат (Format, Font) (рис. 35) или соответствующими кнопками панели
Форматирование. 
Рис. 35.
Изменение характеристик шрифта1. Выделите текстовый объект (символ, слово, предложение, строку и т. д.).
2. Выберите команду
Шрифт из меню Формат (Format, Font).3. Выберите закладку Шрифт (Font).
4. Задайте характеристики, как показано на экране.
Изменение интервалов шрифта и смещение текста осуществляется при выборе закладки Интервал (Character Spacing) (рис. 36). Разреженный интервал может использоваться для выделения некоторого слова в тексте, смещение текста применяется для создания подстрочника в заполняемой форме.
Рис. 36. Закладка Интервал окна Шрифт
Таблица 6. Значения полей окна Шрифт (закладка Интервал)
Отмена действий
Word позволяет отменить сделанные операции. Команда Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) контекстно зависима; когда пользователь набирает или редактирует текст, будет предложена команда, соответствующая последней выполняемой операции.
На Стандартной панели для отмены последней команды следует нажать кнопку Отменить (Undo) или отменить несколько команд, выбрав их из списка.
Выбор команды Отменить (Undo) во второй раз будет изменять команду на Ве рнуть (Redo) и т. д.
Для отмены последнего действия нажмите кнопку "Отменить" на, "Стандартной" панели инструментов. Для восстановления отмененной операции нажмите кнопку "Вернуть" на "Стандартной" панели инструментов.
Действия, которые были применены к отдельным числовым форматам в тексте, могут быть повторены посредством использования команды Повторить (Repeat).
Форматирование абзацев
Понятие абзаца в текстовом процессоре Word имеет более широкий смысл, чем традиционный термин "абзац", обозначающий законченную смысловую единицу текста или отступ в начале строки (красная строка). В документах Word - это текстовый блок, заканчивающийся символом ¶ для которого задается описание оформления. Конец абзаца задается нажатием клавиши Enter.
Характеристики абзаца
Выравнивание (влево, вправо, по центру, по ширине).
Интервалы (перед, после, междустрочный).
Отступы/выступы (текст с отступом первой строки, текст с выступом).
Положение на странице.
Выравнивание абзаца
Для изменения расположения строк на странице документа в Word используются разные способы горизонтального выравнивания текста:
- выравнивание текста по левому полю;
- центрирование текста;
- выравнивание текста по правому полю;
- выравнивание текста по ширине.
Изменение выравнивания для абзаца можно осуществить, выбрав команду Абзац в меню Формат (Format, Paragraph) в поле Выравнивание (Alignment) или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование -
Выравнивание по ширине используется для равномерного заполнения области текста на странице.
Интервалы перед и после абзаца, как правило, увеличиваются для заголовков и выделенного текста. Междустрочный интервал задается с учетом размера шрифта и количества строк на странице.
Отступ используется для красной строки, выступы - для библиографических справок, словарных терминов, выводов, а также маркированных и пронумерованных списков.
Для задания характеристик абзаца выберите команду Абзац из меню Формат (Format, Paragraph) (рис. 37).
Рис. 37. Характеристики абзаца
Задание интервалов для абзаца
1. Выделите абзацы, интервалы между которыми необходимо изменить.
2. В меню Формат выберите команду Абзац (Format, Paragraph), а затем закладку Отступы и интервалы (Indents and Spacing).
3. Для изменения интервалов перед или после каждого абзаца введите необходимое значение в поля
Перед и После в группе Интервал.4. Для изменения интервалов между строками выберите необходимый интервал из списка Междустрочный.
Задание междустрочного интервала
1. При выборе параметра Точно или Минимум необходимо ввести значение междустрочного интервала в пунктах в поле Значение.
2. При выборе параметра
Множитель в поле Значение необходимо ввести множитель числа строк.Задание отступов (выступов)
1. Задание отступов (выступов) абзаца осуществляется в группе
Отступ заданием значений в поле Слева или Справа.2. При выборе в поле
Первая строка значения Отступ задается значение отступа для красной строки.Упражнение
Форматирование текста
1. Откройте файл Приглашение. d ос .
2. Введите новые данные и выполните форматирование текста по образцу, представленному ниже.
| АО "Открытые системы" | Начертание полужирный Шрифт Arial размер 11 |
| РСФСР | Регистр ПРОПИСНЫЕ |
|
125130
Москва, ул. Тверская, 1 0 11.04.02 |
Междустрочный интервал Двойной |
| Уважаемый г-н Иванов! |
Выравнивание По центру |
| Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. | Красная строка Интервал между буквами разреженный |
| Сообщите, нужен ли Вам номер в гостинице | Интервал перед абзацем б пунктов |
| Всегда Ваш, подпись | Смещение текста (подпись) вниз на 3 пункта |
Границы и заливка
К абзацу можно применить множество различных вариантов оформления с использованием обрамления и заливки. Обрамление абзаца может включать в себя различные комбинации верхних, нижних, левых или правых линий, либо рамку вокруг данного абзаца. Каждой линии может присваиваться отдельный стиль оформления или толщина. При помощи заполнения можно добиться разной степени затемнения выделенной области и создания различных узоров.
Длина горизонтальных линий обрамления зависит от абзацных отступов, т. е . линии сверху и снизу абзаца начинаются с позиции левого отступа и заканчиваются на позиции правого отступа.
Атрибуты обрамления и заливки в выделенном абзаце (или абзацах), который содержит курсор ввода, могут быть изменены при помощи панели инструментов. Для того чтобы вывести панель Внешние границы на экран, щелкните на кнопке на панели Форматирование.
Диалоговое окно Границы и заливка (Borders and Shading) открывается при выборе команды Границы и заливка из меню Формат (Format, Borders and Shading) (рис. 38).
Рис. 38. Границы и заливка
Диалоговое окно Границы и заливка также можно использовать для создания заливки и границ абзаца, выбирая соответствующие типы границ и линий. Выполненную операцию по форматированию текста можно отменить.
Списки
Списки в документе можно создавать, используя команды форматирования. Абзацы, содержащие элементы списка, могут быть оформлены как пронумерованные или списки с маркерами. Для этого используется команда Список в меню Формат (Format, Bullets and Numbering) и кнопки форматирования списка Маркеры -
И Нумерация - , которые расположены на панели инструментов
Форматирование . По умолчанию Word устанавливает отступ строки, равный 0,8 см для списков с маркерами, и отступ, равный 0,63 см, для пронумерованных списков. Текст абзаца списка выравнивается по левому краю и начинается с левого абзацного отступа.
Создание списка
1. Выделите абзацы для форматирования.
2. Щелкните по кнопке Маркеры - на панели инструментов Форматирование или по кнопке Нумерация -
Команда автоматически присваивает номера выделенным абзацам или вставляет символы перечисления.
Для того чтобы прервать маркировку для одной строки или нумерацию списка, следует повторно щелкнуть по кнопке маркировки списка на панели инструментов.
Диалоговое окно Список открывается при выборе Формат, Список (Format, Bullets and Numbering) и может использоваться для выбора типа нумерации и маркеров (рис. 39).
После нажатия кнопки Изменить появляется диалоговое окно изменения маркера и задания дополнительных установок форматирования списков (рис. 40).
Упражнение
Создание списка
1. Создайте список лиц, приглашенных на конференцию.
2. Прервите список и введите комментарий для пятого элемента списка.
3. Возобновите список.
Список лиц, приглашенных на конференцию
- Андреев ВЛ.
- Борисов П.О.
- Васильев Л.Р.
- Галич А.К.
- Иванов П.Р.
(ответ не получен)
- Петров В.Д.
Рис. 39. Списки
Рис. 40. Изменение маркированного списка
Табуляция - это отступ и выравнивание одновременно
Табуляторы могут использоваться для создания колонок в документе. Табуляторы, указывающие положение и вид выравнивания текста, устанавливаются на линейке.
Нажатие клавиши Tab при вводе текста перемещает курсор ввода и следующий за ним текст на новую позицию табулятора. Выравнивание текста соответствует виду данного табулятора. В тексте появляется непечатаемый символ табуляции →, который отмечает место нажатия клавиши Tab.
По умолчанию табуляторы установлены через каждые 1,27 см и выровнены по левому краю.
Табулятор может иметь заполнитель,
который появляется перед табулятором. Табуляторный заполнитель имеет вид точек,
тире или прямой линии.
Чтобы указать местоположение и вид табуляторов, Word определенным образом располагает соответствующие им маркеры табуляции на координатной линейке (табл. 7).
Таблица 7. Маркеры табуляции
| Маркер табуляции | Описание |
| Выравнивание по левому краю | |
| Выравнивание по правому краю | |
| Центрирование | |
| Выравнивание текста по десятичной точке | |
| На месте табулятора появляется вертикальная черта |
Табуляционная кнопка используется для выбора типа табулятора при помощи линейки табуляции. Щелкайте на кнопке до тех пор, пока не появится нужный тип табулятора.
Для изменения табулятора переместите его по линейке. Во время перемещения табулятора по линейке его исходное положение выделено серым цветом.
Для удаления табуляторов перетащите маркер табулятора вниз за пределы линейки.
Чтобы открыть диалоговое окно Табуляция, выберите команду Табуляция из меню Формат (Format, Tabs) (рис. 41).
Рис. 41. Диалоговое окно Табуляция
Диалоговое окно Табуляция содержит опции для более точной установки табуляторов, их изменения, для удаления всех табуляторов или установки их по умолчанию.
Упражнение
Использование табуляции для задания реквизитов
заголовка письма1. Установите табуляторы на линейке.
2. Оформите заголовок письма, как показано на рис. 42.
Рис. 42. Примеры установки табуляции
Документ в стиле ретро
Стиль - это набор описаний оформления текста (параметров шрифта, абзаца, обрамления, языка, табуляторов и т. д.), которому присваивается уникальное имя. После применения стиля к любому выделенному объекту в документе текст автоматически получает нужное, оформление.
В Word существует набор различных стилей (таблица стилей), каждый из которых имеет свое имя.
Оформление документа с применением стиля экономит много времени, так как, во-первых, выполняется целый набор действий по форматированию за один раз, во-вторых, один стиль может применяться многократно, в том числе в совершенно разных документах, в-третьих, изменяя стиль, можно переоформить сразу несколько абзацев, для которых этот стиль был установлен.
При сохранении документа стили сохраняются вместе с ним.
Word поддерживает два типа стилей для документов: стили абзаца и стили символов. Стиль символа (помечается значком а ) - это форматирование, применяемое к элементу текста (букве, слову, фразе) и характеризующее начертание текста. Стиль абзаца (помечается значком ¶ ) - это совокупность форматирования шрифта и абзаца, применяемая ко всему абзацу или нескольким абзацам. По умолчанию Office присваивает всем абзацам стиль абзаца Обычный (Normal).
Каждый шаблон документа содержит набор собственных стилей. Установки по умолчанию для основных стилей представлены в табл. 8.
Таблица 8. Стили шаблона Новый документ (Blank Document)
| Стиль | Форматирование | |
| Основной шрифт абзаца (Default) | Форматы не определены | |
|
Заголовок 1 (Heading 1) |
Шрифт Arial 14 пт, полужирный
Кернинг для символов размером 14 пт и более Интервал перед - 12 пт Интервал после -Зпт Не отрывать от следующего, Уровень 1 |
|
| Заголовок 2 (Heading 2) |
Шрифт Arial 12 пт, полужирный
курсив Интервал перед - 12 пт Интервал после - 3 пт Не отрывать от следующего, Уровень 2 |
|
| Заголовок 3 (Heading 3) |
Шрифт Arial 12 пт Интервал перед - 12 пт Интервал после - 3 пт Не отрывать от следующего, Уровень 3 |
|
| Обычный (Normal) |
Шрифт Times New Roman 10 пт Выравнивание по левому краю Межстрочный интервал Одинарный Запрет "висячих" строк |
|
Создание или изменение стилей осуществляется при выборе в меню Формат команды Стиль (Format, Style) (рис. 43).
Рие. 43. Диалоговое окно Стиль
Основные функции элементов окна Стиль описаны в табл. 9.
Таблица 9. Элементы окна Стиль
| Элемент экрана | Функция |
| Создать | Для определения нового стиля |
| Изменить | Для изменения параметров стиля. Открывается диалоговое окно аналогичное окну Создать стиль |
| Организатор | Для копирования стилей, элементов Автотекста, макросов из текущего документа в шаблон или в другой документ |
| Список | Для выбора используемых стилей или всех доступных стилей |
| Применить | Для применения стиля к выделенному объекту |
Применение стиля
Пользователь может применять стили одним из трех способов:
Наиболее быстрый способ применения стилей- это использование поля Стиль (Style) , которое выводит список всех доступных стилей для текущего документа.
1. Поместите курсор ввода в абзац, к которому нужно применить стиль.
2. Откройте поле со списком Стиль (Style) на панели Форматирование .
3. Выберите нужный стиль.
Создание стилей
Создание собственного стиля позволяет пользователю применять индивидуальные установки форматирования текста в разных документах.
Новые стили могут быть созданы двумя способами: по образцу и с помощью выбора пункта меню Формат, Стиль (Format, Style).
Создание стиля по образцу
Создание стиля по образцу позволяет пользователю создать новый стиль, основанный на ранее отформатированном абзаце. Форматирование выбранного абзаца сохраняется в виде стиля. Таким способом могут создаваться только абзацные стили.
1. Отформатируйте абзац по вашему желанию.
2. Выделите этот абзац.
3. Выберите Формат (Format), Стиль (Style) для открытия диалогового окна Стиль .
4. Выберите Создать (New) . Появляется диалоговое окно Создание стиля (New Style) (рис. 44).
5. Введите имя нового стиля.
6. Выберите, если необходимо, стиль для применения к следующему абзацу.
7. По окончании нажмите ОК и закройте окно.
Создание стиля с помощью меню
1. Выберите команду Стиль из меню Формат и нажмите кнопку Создать (Format, Style, New) .
2. Введите имя стиля и, при желании, информацию для следующих абзацев.
3. Нажмите кнопку Формат и задайте для этого стиля характеристики шрифта, абзаца, табуляции и т. п.
4. По окончании нажмите ОК .
5. Выберите Применить в диалоговом окне Стиль для применения форматирования к абзацу.
Рис. 44. Создание стиля
Основные функции элементов окна Создание стиля описаны в табл. 10.
Таблица 10. Элементы окна Создание стиля
| Элемент экрана | Назначение |
| Имя | Указание имени нового стиля |
| Стиль | Указание типа стиля |
| Основан на стиле | Установки базового стиля |
| Формат | Определение параметров шрифта, абзаца, обрамления, табуляции, языка и т. п. |
| Клавиша | Определение клавиши для быстрого применения стиля к форматируемому тексту |
| Обновлять автоматически | Обновление текста документа, использующего данный стиль, при изменении стиля |
Изменение стилей
Стиль по необходимости может быть изменен пользователем. Как только стиль будет модифицирован, при установке переключателя Обновлять автоматически весь текст, которому присвоен этот стиль, автоматически изменит свой вид. Это гарантирует соответствие текста документа, использующего данный стиль, всем последним изменениям стиля.
Можно модифицировать стиль документа с помощью поля Стиль на панели Форматирование или выбрав пункт Стиль в меню Формат.
1. Выполните необходимые изменения форматирования текста или абзаца.
2. Выберите стиль, который вы хотите переопределить на основе выполненного форматирования из поля со списком
Стиль (Style).Word выдаст запрос о подтверждении переопределения стиля. Выберите эту команду для переопределения стиля, основанного на изменениях, примененных к тексту или абзацу.
3. По окончании нажмите ОК .
Изменение стиля в диалоговом окне
1. Выберите команду
Стиль в меню Формат (Format, Style).2. Из списка выберите стиль, который хотите изменить, и выберите
Изменить (Modify).3. Нажмите кнопку
Формат (Format).4. Выполните необходимые изменения форматирования.
5. По окончании нажмите
ОК.Форматирование по образцу
В качестве альтернативы созданию стилей может быть использован Формат по образцу (Format Painter). Он необходим, если есть отформатированный фрагмент текста и вы хотите применить такое же форматирование к другому фрагменту, не форматируя при этом весь документ.
1. Выделите текст, содержащий форматы для копирования.
2. Щелкните на кнопку
Формат по образцу (Format Painter) - . Указатель мыши примет вид кисточки.3. Выделите текст, к которому будет применено форматирование.
Формат по образцу (Format Painter) может также использоваться для форматирования последовательно нескольких фрагментов текста.
1. Выделите текст, содержащий формат для копирования.
2. Дважды щелкните на
Формат по образцу (Format Painter).3. Выделяйте последовательно фрагменты текста, куда будет применено форматирование.
4. Щелкните на Формат по образцу (Format Painter). Указатель мыши опять примет исходный вид.
Текст, отформатированный при помощи "Формата по образцу"
(Format Painter), не будет изменен в случае изменения форматирования исходного текста.Упражнение
Создание нового стиля
Обращение по образцу для документа Приглашение. d осУважаемый г-н Иванов!
Образец стиля
1. Откройте документ Приглашение .d ос .
2. Введите и выделите текст обращения.
3. Отформатируйте текст следующим образом: Шрифт A ri al, размер 11, начертание полужирный курсив, интервал разреженный на 3 пт.
4. Щелкните на поле Стиль.
5. Напишите поверх уже существующего стиля в поле
Стиль (Style) Обращение и нажмите Enter.Чтобы оформить текст вновь созданным стилем:
1. Поместите курсор ввода в нужный абзац.
2. Откройте поле со списком
Стиль (Style) и выберите стиль Обращение.3. Примените стиль
Обращение к следующему абзацу и отмените операцию.Многообразие и подобие документов
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. При всем их многообразии можно выделить основные группы документов вне зависимости от рода деятельности предприятия:
- организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции и др.);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения);
- документы по личному составу (трудовые контракты, личные карточки, анкеты);
- финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, счета, накладные и др.);
- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, факсы, докладные записки).
Оформляющая часть во всех документах практически одинакова. Отличаются в основном заголовочные части документов. При использовании программ Office следует помещать в шаблоны именно заголовочные реквизиты документов.
Реквизиты документов
Под реквизитом понимается элемент официального документа. Оформление документа требует проставления соответствующих необходимых реквизитов.
Как было сказано выше, состав реквизитов, правила их оформления и местоположение на листе определены в ГОСТ Р 6.30-97. Максимальное число используемых реквизитов в документах управления - 31. К наиболее важным реквизитам относятся:
- наименование организации,
- название вида документа,
- дата,
- индекс документа,
- адресат,
- грифы утверждения и согласования документа,
- резолюция,
- текст документа.
Использование шаблонов Microsoft Word при создании типовых документов
Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов - стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для изменяемой информации. Стандартный бланк можно рассматривать как шаблон для создания однотипных документов.
Microsoft Word содержит большой набор разнообразных шаблонов. Следует учитывать, что расположение реквизитов в этих шаблонах дано без учета российских правил оформления документов.
При запуске программы Word или нажатии кнопки создается новый пустой документ, основанный на шаблоне Обычный. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование.
Что вы обычно делаете как только открываете чистый лист MS Word: сразу же начинаете печатать, или тратите несколько секунд на то, чтоб привести в порядок размеры полей и установить в качестве шрифта по-умолчанию не стандартный Calibri, а более привычный Times New Roman? Если первое — могу вас поздравить, вы хорошо знаете текстовый редактор в котором работаете. А если второй? Тогда тоже примите поздравления — вы наконец-то нашли статью, которая позволит вам раз и навсегда избавиться от целого ряда раздражающих мелочей перед началом работы.
Изменяем размер полей в текстовом документе MS Word
Кому как, а мне стандартный размер полей в документах MS Word кажется чрезмерным. 3 сантиметра слева, по 2 сантиметра сверху и снизу — чем-то в таком духе я буду пользоваться только если решусь написать роман, а платить мне будут за каждую дополнительную страницу. Настроить поля под себя совсем не сложно, программа предполагает для этого сразу два режима: ручной и автоматический.
Настраиваем поля вручную — тащим мышь в эту часть листа, и тянем поя туда-сюда
- При ручном режиме, нужно поднести указатель мыши к «линейке» над листом (или справа-слева-внизу), поймать момент когда курсор примет форму двунаправленной белой стрелки, а затем зажать левую кнопку мыши, и удерживая её, движением мыши уменьшить или увеличить ширину поля.
Предустановленный набор заготовок полей. Обратите внимание на самый верхний тип — последний документ которым я пользовался имел указанные в нем разеры
- В автоматическом режиме, достаточно перейти на вкладку «Разметка страницы» , и в группе «Параметры страницы» воспользоваться инструментом «Поля» . При щелчке по нем, раскроется небольшой список шаблонов, содержащий несколько стандартизованных форм полей документа. Щелкните на той из них, что больше понравилась, и выбранный размер полей установится для всего документа. Обратите внимание, самая верхняя строка шаблонов («последнее пользовательское значение») «запоминает» те параметры полей, которые вы использовали в последний раз при редактировании документа.
В общем, любой из способов достаточно прост и подходит даже новичку. Другое дело, что все наши мучения, по-сути, процедура одноразовая — они сохраняются только в этом конкретном документе, и при создании нового, нам снова придется начинать возню с полями.
Настраиваем размер полей заданных в MS Word по-умолчанию
Давайте же сэкономим себе лишние секунды, и покажем бестолковой программе, кто хозяин этого компьютера! Сейчас мы заставим MS Word раз и навсегда запомнить наши предпочтения относительно размеров полей, и сделаем так, что нужный нам размер будет устанавливаться в каждом новом документе с момента открытия, вообще без любых манипуляций с мышью и кнопками.
Да, есть и третий способ установки размеров полей в MS Word. Самый точный.
Первым делом, установим поля в соответствии с нашими представлениями о прекрасном. Для меня это 2-см слева, 1,5-см сверху-снизу, 1-см справа. Выше я уже говорил, что есть 2 способа изменения размера полей, и немного при этом лукавил. Есть и третий способ, я бы назвал его самым точным. Идем на вкладку «Разметка страницы» , выбираем инструмент «Поля» , и щелкаем по его самому нижнему пункту «Настраиваемые поля…» (тоже самое окно можно вызывать щелкнув по небольшой стрелочке расположенной в правом нижнем углу группы инструментов «Параметры страницы»).
Открывшееся окно нам . Пока нас интересует только верхняя группа под названием «Поля». Видите? Именно поэтому я назвал этот способ определения полей самым точным — здесь достаточно ввести нужные цифры в соответствующие окошки, и не придется ломать глаза, подстраивая ширину «по линейке».
По-умолчанию. Просто, да?
Все в порядке? Ну и отлично, нажимаем самую нижнюю кнопку: «По-умолчанию» и утвердительно отвечаем на вопрос о том, что внесенные изменения будут применены ко всем документам использующим шаблон NORMAL .
Вы собираетесь установить свой набор полей по умолчанию? Конечно.
Всё? Почти всё. Закройте ваш документ MS Word (с сохранением или без — не важно). Если больше ничего не произошло — поздравляю, вы только что избавились от проблемы с полями. Отныне и навсегда (вернее, до переустановки windows:)), размером полей документа в MS Word по-умолчанию будет только что введенный вами.
Главное запомните адрес папки где лежат шаблоны, на скриншоте он в самом верху
А если произошло? Вернее открылось окно «Сохранение документа», предлагающее вам переименовать шаблон Normal.dotm? Значит скорее всего у вас проблемы с правами доступа к файлам из приложения. Это не беда — переименуйте ваш шаблон в что-то вроде Normal1.dotm, и сохраните. Затем вручную перейдите в папку где хранятся шаблоны (путь к папке вы увидите в адресной строке), удалите старый Normal.dotm, а только что созданный вами новый Normal1.dotm, переименуйте в Normal.dotm
Вот теперь точно всё.
Также вас может заинтересовать:
