Как подписать документ электронной подписью в Word. Как подписать документ Ворд электронной подписью в КриптоПро Office Signature

Для людей, не имеющих опыта работы с электронной цифровой подписью, мы подготовили инструкцию «как подписать документ ». На самом деле это очень простая процедура, которая заключается в паре нажатий на кнопку мыши.

Все владельцы ЭЦП имеют специальные сгенерированные ключи: открытый и закрытый. Все эти ключи зарегистрированы в Удостоверяющем центре и надежно защищены. В первую очередь для того чтобы подписывать документы с помощью своей ЭЦП, вам необходимо подготовить свой ПК, установив на него следующее ПО:

О том, как установить и настроить программное обеспечение вы можете прочесть в отдельной инструкции.

Сам процесс подписи документа зависит от того, в какой программе он создан (т.е. его формат). Для примера рассмотрим самый популярный текстовый редактор MS Word.

Если вы подписываете документы впервые, рекомендуем убедиться, что у вас установлена последняя версия Крипто-ПРО. Сделать это можно открыв программу в Панели управления и перейдя во вкладку «Общее». На момент написания данной инструкции последняя версия Крипто-ПРО 3.9.

Как подписать документ ЭЦП в Word 2003

Открываем нужный документ, переходим:

«Сервис» - «Параметры» - «Безопасность» - вкладка «Цифровые подписи» и «Сертификат» - нажимаем кнопку «ОК ».

Обратите внимание, перед тем как подписывать документ, его нужно сохранить.
Документ возможно подписать только при условии, что ваш сертификат находится в Личных (см. статью по установке сертификата)

Как подписать документ ЭЦП в Word 2007

В 2007 версии редактора используем следующий алгоритм:

Круглая кнопка в левом верхнем углу «Office» – «Подготовить» - «Добавить цифровую подпись» , далее если необходимо прописываем цель подписания документа (необязательно), выбираем соответствующую подпись из списка, нажимаем «Подписать ».

То, что документ имеет цифровую подпись, подтверждает небольшая красная эмблема на нижней панели и соответствующая надпись при наведении на нее курсора. Также после подписания, пропадает возможность редактировать документ, чтобы внести изменения в файл, необходимо удалить подпись.

Как подписать документ ЭЦП в Word 2010

В MS Word 2010 выполняем такие шаги:

«Файл» - «Сведения» - «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)»

Если последний пункт у вас отсутствует, значит у вас не установлены Crypto Pro и/или КриптоПро Office Signature.

В окне добавления цифровой подписи по аналогии с 7-ой версией Word, указываем цель подписания, выбираем сертификат и наживаем «Подписать »

Как подписать ЭЦП файл PDF

Иногда возникает потребность подписать цифровой подписью файлы в формате.pdf. Делается это также просто как и с другими файлами.

Для подписания документов PDF был разработан программный продукт «Крипто-ПРО PDF». Это специальный модуль для работы с файлами в формате Adobe Reader и Acrobat.

Программный продукт «Крипто-ПРО PDF» разработан с интерфейсом Adobe System Inc, что позволяет использовать Adobe Acrobat, Reader и LiveCycle ES для подписания pdf файлов электронной цифровой подписью прямо в программе по аналогии с MS Word.

Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Для создания ЭП документа в Microsoft Office Word/Excel 2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature» . Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

В Microsoft Office Word/Excel 2007 есть возможность подписывать документы как с плагином «КриптоПро Office Signature» , так и без него.

Важно помнить, что, если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office.

Документ сделан и подписан в:	Документ открывается в:
	Office 2003	Office 2007	Office 2007 с плагином	Office 2010/2013/2016	Office 2010/2013/2016 с плагином
Office 2003	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016	-	-	-	-	-
Office 2010/2013/2016 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить .

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

ОК .

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис , выбрать Параметры . В появившемся окне на вкладке Безопасность , нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

2. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2007

2.1. Создание Цифровой подписи

В главном меню выберите пункт

Появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП.

Нажмите Изменить . В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК . Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

В результате подписанного документа, в строке состояния появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок, и справа появится окно, на котором указан статус подписи. Для просмотра состава подписи, правой кнопкой мыши выберите пункт Состав подписи.

Подписанный документ доступен только для чтения.

2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз. В главном меню выбрав пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись . Для выбора сертификата нажмите Изменить .

В результате в области задач Подписи

Для просмотра состава подписи, статусов сертификатов в области задач Подписи Состав подписи .

2.3. Видимая строка подписи

2.3.1. Добавление строки подписи

Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите Строка подписи или щелкните по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите Строка подписи Microsoft Office.

Появится информационное окно. Нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок

В диалоговом окне Настройка подписи вводится информация о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе.

• в поле Предложенный подписывающий ввести имя подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего название должности подписывающего.
• поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего ввести адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно снабдить подписывающего какими-либо инструкциями. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись , в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для добавления комментариев установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК

Созданная строка подписи представляет собой графический объект.

2.3.2. Добавление подписи в строку подписания

Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи, нажав ссылку

Для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать . Появится информационно окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК . Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена область задач Подписи Действительные подписи.

Требуемые подписи.

После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует переслать этим лицам для подписания

Щелкните по кнопке Просмотр подписей , после чего отобразится область задач Подписи , в которой приведен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи или в области задач щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Подписать

В окне Подписание Подписать

После этого в области задач Подписи Действительные подписи

2.3.3. Просмотра свойств подписи

В области задач Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в документе.

Просмотр .

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо повторное добавление подписи в строку подписи.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документ станут недействительными.

появляется информационное окно

При нажатии кнопки Да и произведя любое действие с документом, все подписи в документ станут недействительными.

Недействительная подпись . В области задач Подписи Недействительные подписи.

Для этого в области задач Подписи Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в документе и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

При открытии подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007 используется КриптоПро CSP 3.6.1.

3. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

3.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

3.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

3.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

3.4. Видимые строки подписи

3.4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи . В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

• в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
• в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК .

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

3.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать . Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи , в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать .

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

3.4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр .

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Если нажать кнопку Да , то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

3.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».

Была ли полезна информация? Да Нет

Не нашли ответ? Задайте вопрос специалисту

Спасибо за ответ

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью — обыденное дело.

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены . Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная . Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
3. Усиленная . Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту, выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.

Установлены Федеральным законом от 06.04.2011 №63. С момента вступления упомянутого закона в силу и по настоящее время цифровые подписи получили довольно широкое применение. В статье расскажем, как подписать документ ЭЦП.

Законом установлены следующие области применения ЭП:

• при совершении сделок между хозяйствующими субъектами и физическими лицами;
• при оказании и исполнении государственных и муниципальных услуг;
• при совершении иных юридически значимых действий, в том числе и установленных другими федеральными законами.

Как подписать документ электронной подписью

Любые участники юридически значимых отношений могут установить между собой цифровой документооборот. Тогда деловые бумаги, завизированные ЭП, становятся равнозначными аналогам на бумажном носителе. Один из трех видов ЭП для обмена документами хозяйствующие субъекты выбирают самостоятельно.

Для исполнительных и муниципальных органов власти виды ЭП устанавливается постановлениями Правительства РФ. Это же касается и электронного документооборота (ЭДО) между официальными органами и юридическими, физическими лицами. Таким образом необходимость подписания деловых бумаг ЭП может быть установлена:

• по договоренности хозяйствующих субъектов между собой;
• постановлением Правительства для ЭДО с официальными органами.

Чтобы завизировать документ ЭП, необходимо получить сертификат подписи, удостоверяющий личность владельца ЭП. Сертификат выдается удостоверяющим центром, как правило, на год, после чего ЭП становится недействительной и ее следует продлить.

Какая ЭП необходима для электронного документа

Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая ЭП используется для регистрации в информационных системах госуслуг, при банковских операциях, в документообороте сторон при согласовании ее использования.

Усиленная неквалифицированная ЭП используется для участия в электронных торгах (по 44-ФЗ), для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если сторонами согласовано ее применение.

Усиленная квалифицированная ЭП применяется для сдачи отчетности, для участия в электронных торгах на всех площадках, для работы с любыми информационными системами для получения услуг от государственных органов.

Для использования ЭП на компьютере должны быть установлены:

1. КриптоПро CSP.
2. Сертификат удостоверяющего центра.
3. Личный сертификат.

Чтобы проверить наличие последней версии КриптоПро CSP, нужно открыть панель управления компьютера и найти ярлык программы.

Открыть вкладку с описанием программы КриптоПро CSP и убедиться, что установлена последняя версия ПО.

Как подписать электронной подписью документ Word

В MS Word 2010 для создания цифровой подписи нужно выполнить следующие действия:

1. Открыть вкладку «Файл» и выбрать «Сведения».

1. На вкладке «Сведения» нажать кнопку «Защита документа», откроется список команд.

1. Выбрать команду «Добавить цифровую подпись», после чего появится диалоговое окно, в котором можно выбрать сертификат, указать цель подписания и нажать кнопку «Подписать».

Как подписать электронной подписью документ pdf

Бывает необходимо завизировать ЭП файлы в формате pdf. Для этого существует специально разработанный программный продукт «КриптоПро PDF».

Как подписать ЭЦП документ pdf прямо из программы Adobe Acrobat Reader? Для этого нужно в открытом файле перейти в раздел «Редактирование», выбрать вкладку «Установки». В открывшемся разделе «Категории» перейти на «Цифровые подписи» и выбирать нужную.